Zo begin je in jouw gemeente met succes een living lab

De afgelopen jaren werden in steden door heel Nederland zogenaamde living labs georganiseerd. In deze labs werken de verschillende stakeholders in een winkelgebied samen aan een toekomstbestendige retail. Zonder uitdagingen is de opzet van zo’n lab echter niet. Aan de hand van de ervaring uit de labs is nu een stappenplan opgesteld. In dit artikel, geschreven door Stadszaken, lees je meer hierover.

De retailsector staat voor flinke opgaven. De afgelopen jaren verloor de fysieke winkel aan terrein, onder druk van veranderende consumentenwensen en opkomend online winkelen. De coronacrisis heeft deze trend in een stroomversnelling gezet. Hoe zorg je dus dat het fysieke winkelgebied haar relevantie behoudt?

Een living lab helpt met het vinden van antwoorden op deze vraag. De Retailagenda, Future-Proof Retail (onder leiding van De Haagse Hogeschool) en platform De Nieuwe Winkelstraat hebben de afgelopen jaren tal van zulke living labs ontwikkeld. Voorbeelden zijn het ‘HYPE Lab’ en de labs ‘Smart distributie & Buy Local’, ‘Sociale meerwaarde en DNA’ en ‘Loyaliteit’. Vanuit de ervaringen met deze labs is een duidelijk beeld ontstaan van de wijze waarop je een living lab effectief kunt organiseren en faciliteren. Tijdens het webinar ‘Hoe start je in jouw gemeente een living lab?’, dat hier te zien is, gingen verschillende betrokkenen dieper in op hoe je een lab tot succes maakt. De lessen staan ook in het nieuwe boek ‘Innoveren met labs – hoe doe je dat?’, dat tijdens het webinar werd gepresenteerd.

Breed palet aan actoren

Het reilen en zeilen van een winkelgebied is het product van samenspel tussen veel verschillende actoren. Denk aan de ondernemers, aan de gemeente, aan vastgoedeigenaren en aan consumenten. In een living lab komen al deze partijen samen. Aan de samenwerking wordt de kennis vanuit onderwijsinstellingen toegevoegd in de living labs. Studenten van mbo’s en hbo’s helpen de stakeholders met het bedenken en in de praktijk toetsen van potentiële oplossingen.

‘Voor een succesvol winkelgebied heb je betrokken ondernemers nodig, maar ook de gemeente en het onderwijs zijn essentieel. Studenten brengen een verse blik aan tafel, vanuit de jongere generatie. Zij kunnen ook goed experimenten in de praktijk uitvoeren,’ zegt Anja Overdiek, associate lector aan De Haagse Hogeschool en projectleider van Future-Proof Retail. Tessa Vosjan, projectleider Kenniscreatie & Innovatie bij de Retailagenda, voegt toe: ‘De meerwaarde van de labs zit echt in het samen met alle partijen innoveren.’

Focus en draagvlak zijn essentieel

Wil je als gemeente een eigen lab? Dan is het belangrijk dat de doelgroep van het lab scherp staat. Stel jezelf de vraag: wie gaat de mogelijke oplossingen waaraan gewerkt wordt uiteindelijk gebruiken? Daar vloeit het thema van het lab uit voort. Dit wordt vervolgens met helder geformuleerde doelen en richtingen uitgevoerd. ‘Begin geen lab over duurzaamheid, als daar in een winkelgebied helemaal geen animo voor is,’ illustreert Overdiek. In de praktijk ontstaat die focus door in gesprek te gaan met de ondernemers in een gebied. De te onderzoeken formule in het lab begint bij de actuele vraagstukken die zij hebben.

Die aanpak is ook nodig om ondernemers voor het lab te enthousiasmeren. De gemiddelde winkelier heeft zijn of haar handen vol aan het dagelijks draaiende houden van de winkel. Het vergt dus enige overtuigingskracht om hen tijd te laten investeren in het lab. Daar is draagvlak voor nodig. Zowel bij het opzetten van het lab als bij de uitvoer ervan. Leo Valk, programmamanager Retail Innovatie & Experience Campus in Leidschendam-Voorburg: ‘Ondernemers zijn je belangrijkste doelgroep. Besef je dat dit allemaal individuen zijn, met een eigen sector, een eigen winkel, en eigen belangen prioriteiten.’ Studenten kunnen de drukke ondernemers ontzorgen. Zo ontstaat een win-winsituatie. Koen den Ouden, docent bij ROC Mondriaan en naast TMO Fashion Business School één van de ontwikkelaars van het HYPE Lab: ‘Studenten aan het MBO willen graag in de praktijk leren. Dan is er niks mooiers dan het met een aantal partijen in een lab doen. Tegelijkertijd merk je heel erg dat ondernemers aangeven geen tijd te hebben voor een lab. Dan is het fantastisch dat er studenten zijn om hen te helpen. De hogeschoolstudenten doen het onderzoek, de mbo-studenten staan daadwerkelijk op de vloer voor de uitvoer.’

Het onderzoek in he lab loopt spaak als actoren niet het gevoel hebben dat zij eigenaar zijn van het lab. Vosjan: ‘Er moet draagvlak zijn voor het te onderzoeken thema. Start altijd met de vraag vanuit de stakeholders zelf, en kijk goed naar wat past bij de identiteit van het winkelgebied.’ Gesprekken met de lokale ondernemersverenigingen zijn een goede start voor het vormen van een beeld van de lokale vragen. Ook centrummanagers en hun kennis van een gebied zijn van grote toegevoegde waarde.

Valk illustreert hoe dat in de praktijk gaat. Als zelfstandig ondernemer in Voorburg nam hij deel aan een van de living labs, het Hype Lab. ‘Het begint ermee dat je door de ondernemers met vragen wordt geconfronteerd. Zo leidde de transformatie van een winkelgebied in Voorburg tot onzekerheid onder winkeliers uit het omliggende gebied. Daarnaast waren er ondernemers met vragen over de transitie van offline naar online.’

Je kan het draagvlak stimuleren door een speciale coördinator bij het lab te betrekken. ‘Hij of zij maakt met alle stakeholders plannen en bewaakt ook de uitvoer daarvan,’ zegt Overdiek. ‘Communicatie en documentatie zijn essentieel.’ Het draagvlak voor het lab wordt verder gestimuleerd door het lab goed zichtbaar te maken in een winkelgebied. Organiseer continu sessies met de ondernemers, gemeente, vastgoedeigenaren en studenten. Zo weet iedereen goed wat er speelt. Ook helpt het om een leegstaand pand te gebruiken als uitvalsbasis van het lab. In dat pand kunnen de studenten en andere actoren samenkomen. De ondernemers zien dan ook de ontzorgende rol van de studenten.

Als laatste raden de sprekers aan om klein te beginnen met aan lab. Zo wordt wat eerste tractie opgebouwd, die later kan worden uitgebreid naar een grotere aanpak. Successen uit de kleine aanpak kunnen potentiële actoren enthousiasmeren.

Leren door te doen, met een lokale blik
Verder is het van belang dat de betrokken stakeholders snappen dat het lab een open en iteratief proces is. Er wordt geen uitgewerkte oplossing getoetst. De coördinator moet dus kunnen schakelen in het implementeren van ‘toevallige’ ontdekkingen.

Ook is het belangrijk om te beseffen dat de van tevoren bedachte formules simpelweg niet altijd werken. Is dat erg? Zeker niet, aldus Vosjan. Want in ‘mislukkingen’ schuilen waardevolle lessen. Vosjan: ‘Een lab is echt experimenteren. We toetsen ideeën en concepten die zich niet eerder in de praktijk bewezen hebben.’ Dit leren uit experimenten vergt wel wat overtuigingskracht vanuit de organisatie van het lab, zegt Overdiek. De aanpak is voor veel ondernemers nieuw.

Uit de eerdere labs is geleerd dat oplossingen nooit hapklaar en techniekgedreven moeten zijn. Simpelweg een techniek op een winkelgebied toepassen in de hoop dat dit een boost aan de ondernemers geeft, werkt zelden. Overdiek: ‘Veel technieken zijn bijvoorbeeld helemaal niet ontwikkeld met het oog op de kleine ondernemer. Zo’n technologie moet je aanpassen. Je zult echt ter plekke moeten uitproberen of iets wel of niet werkt.’

Een voorbeeld van technologie gebruiken op een manier die aansluit bij het winkelgebied zelf, is een loyaliteits-app. Daarmee kunnen lokale winkeliers de band met hun klandizie versterken. Den Ouden: ‘Deze app hebben we in vier winkelgebieden uitgerold. Studenten legden de technologie uit aan de ondernemers, en samen werd de inhoud ontwikkeld. Daarmee ondervonden de ondernemers de potentie van zo’n app. Zo groeide het snel uit van een paar enthousiastelingen naar tientallen aangesloten ondernemers.’

Bekijk hier de video over living labs.

Wil je alles weten over het succesvol starten van een living lab? In het boek ‘Innoveren met labs – hoe doe je dat? Ervaringen van Future-Proof Retail’ beantwoorden Anja Overdiek en Heleen Geerts al je vragen over living labs en worden de belangrijkste stappen verder uitgelegd. Meer informatie en bestellen? Klik dan hier.